最近几天经常有同事问传真机如何发送传真，如何接收传真，其实使用传真机发送、接收传真机很简单。不过站在非专业人士的角度想想，传真机使用再简单也有点无从下手的感觉，在我们单位经常出现这样的情况。相信很多单位都有不会使用传真机的员工。为了能让更多用户了解传真机，学会使用传真机，下面笔者为大家介绍一下传真机的工作情况以及日常应用的注意事项。
复合机和传真机
传真机工作原理
传真机工作原理其实和通信有关系，首先通过CCD扫描器把需要发送的文件扫描并传递给主板，然后通过调制解密器进行数据转换，然后把数据传送给你对方的传真机上，在发送传真时，我们需要先接通电话，在通信的状态下，然后启动数据传送功能，数据传送功能首先需要由接收传真哪一方启动，当发送方听到对方给的信号以后，也按一下启动按键，即可发送信息。
激光传真机
一般需要发送的文件在对方给完信息号以后才能扫描并发送，不过目前也有一些传真机支持先扫描后发送，这类传真机的工作原理其实是一样的，只是机器内配带有存储卡，可以临时存储数据。当文件扫描完以后，发送方就完成了传真操作，接收方的传真机收到信息以后，传真机通过调制解密器把数据转换过来，形成文字打印出来。
在传真机的工作过程当中，不能有通信中断，如果通信中断传真会自动切断，不能发送完整数据。因此很多传真机都是有专门的电话线，这也体现了传真机对通信的高要求。
传真机使用技巧
目前市场中传真机类型非常多，主要有喷墨传真机、激光传真机、热敏传真机、色带传真机，这四类传真机在企业应用都非常广泛。这几种传真机虽然类型不同，但是他们的工作原理和使用技巧都差不多。
喷墨传真一体机
发送传真方法：在发送传真时，我们需要先把手中的文件准备好，对方的传真号准备好。首先把纸张放置在原稿进纸槽中，放纸张的时候先看清楚传真机上的标示，看看字体是超下还是朝上，一般情况下都是字体朝下。把纸张放置好以后，就开始拨号。
当电话拨通以后，先听听对方传真机的反应，如果对方传真机直接给你信号了，那么你直接按一下启动按键即可，因为对方设置的是自动接收模式;当纸张全部进纸完成，那么发送传真的工作已经完成，您只需要稍后打电话提醒对方，并询问传真件是否已经接收到。
接收传真：接收传真有两种方式，第一种就是把传真机设置成自动接收模式，无需人员管理，只要有客户发送传真，机器会自动接收，并把传真件打印出来，一般这种接收方式不太安全，很容易被同事误拿。另外一种就是手动接收模式，如果有客户发送传真过来，首先需要人来接听电话，然后按一下启动按键给对方信号。
使用传真机的注意事项
相信很多企业的传真机经常会接收到很多垃圾传真，如果您想避免垃圾传真的接收，在平时使用中就需要对传真机进行设置，不过一般的很多防垃圾传真功能也不能阻止所有的垃圾传真，所有如果用户不想浪费纸张，可以把传真设置成手动接收模式，所有的传真都需要用户接听电话以后手动按启动按键才能执行接收。
热敏传真机
传真机报错了怎么办，这个是很多用户经常会碰到的问题，一般最常见检查是否有碳粉和纸张。有些热敏传真机因为使用的是热敏纸，而热敏纸都是安装在机器内，用户看不到纸张的使用情况，当用户接收不到传真时，很多用户都觉得机器肯定出故障了，其实很多时候如果能够主动检查一下是否有纸张，问题就能自行解决了。
很多工程师都有过这样的经历，用户传真机复印件出现黑条，大部分都是扫描器上粘有东西，而扫描器上粘有东西的主要原因很多情况都是用户自己造成的，比如很多用户在发送传真时，想把文件上的东西去掉，而去掉文字的办法就是使用涂改液，而涂改液没有干的情况下，在发送传真时，涂改液就会粘在扫描器上。从而造成这类故障。因此建议用户在使用中可以避免这类故障的发生。
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